In diesem Beitrag bekommst du einen kompakten Einstieg in das Thema Beschaffung. Du erfährst, was alles zur Beschaffung dazugehört, warum sie für deinen unternehmerischen Erfolg entscheidend ist und wie du operative von strategischer unterscheiden kannst und welche Werkzeuge uns für die Beschaffungsplanung zur Verfügung stehen.
1. Begriffsklärung: Was ist Beschaffung?
Beschaffung umfasst alle Aktivitäten, mit denen du dir die Ressourcen besorgst, die du für dein Unternehmen brauchst. Dabei geht es nicht nur um Waren oder Dienstleistungen, sondern auch um Personal, Informationen oder Kapital.
Hier ein kurzer Überblick über typische Beschaffungsformen:
- Warenbeschaffung: Einkauf von Rohstoffen, Halbfertig- oder Fertigwaren zur Weiterverarbeitung oder für den Direktverkauf.
- Dienstleistungsbeschaffung: Z. B. IT-Support, Marketingservices, Wartungsverträge.
- Personalbeschaffung: Ob fest angestellt oder als Freelancer – auch Mitarbeiter zählen zur Beschaffung.
- Informationsbeschaffung: Daten, Studien, Marktforschung etc.
- Kapitalbeschaffung: Eigen- oder Fremdkapital zur Finanzierung deiner Geschäftsprozesse.
Für diesen Artikel konzentriere ich mich auf die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, weil sie in vielen Unternehmen das größte Gewicht hat. Trotzdem solltest du wissen, dass Beschaffung als Begriff viel weiter reicht.
2. Relevanz der Beschaffung für den Unternehmenserfolg
Die Art und Weise, wie du beschaffst, hat direkten Einfluss auf:
- Deine Kosten: Einkaufspreise, Logistik und Lagerhaltung bestimmen deinen Deckungsbeitrag.
- Deine Lieferfähigkeit: Ohne verlassene Lieferanten gerät dein Ablauf ins Stocken.
- Die Zufriedenheit deiner Kundschaft: Lieferzeit, Qualität und Verfügbarkeit wirken sich auf das Kauferlebnis aus.
Damit du das Beste rausholst, brauchst du einen systematischen Angebotsvergleich. Du kannst ihn auf zwei Ebenen durchführen:
Quantitativer Angebotsvergleich:
Der quantitative Vergleich ist rein monetär. Hier geht es um harte Zahlen, die du direkt vergleichen oder berechnen kannst. Du nimmst zum Beispiel den Preis pro Stück, rechnest Rabatte ein, vergleichst Liefer- und Zahlungsbedingungen und kalkulierst Transport- und ggf. Zollgebühren. Auch die sogenannten Gesamtkosten der Beschaffung (Total Cost of Ownership, kurz TCO) können hierunter fallen.
Diese Methode ist einfach, objektiv und liefert schnell Ergebnisse. Der Haken: Sie zeigt dir nur, was du heute bezahlst – nicht, ob sich das Angebot langfristig rechnet oder der Anbieter wirklich zu dir passt.
Direkte Kosten, die berücksichtigt werden
- Preis pro Einheit
- Mengenrabatte, Skonto
- Transportkosten
- Zollgebühren
Qualitativer Angebotsvergleich:
Der qualitative Vergleich geht einen Schritt weiter. Hier betrachtest du Kriterien, die sich nicht direkt in Geld ausdrücken lassen, aber trotzdem entscheidend sind. Dazu gehören zum Beispiel die Qualität der Ware oder Dienstleistung, die Termintreue, die Innovationsfähigkeit eines Anbieters oder auch der Kundenservice im Reklamationsfall. Auch Nachhaltigkeit, Transparenz in der Lieferkette oder die Reaktionsgeschwindigkeit bei Problemen spielen eine Rolle. Diese Kriterien machst du durch Bewertungen, Erfahrungsberichte oder definierte Messgrößen vergleichbar und damit messbar.
Um qualitative Merkmale systematisch zu bewerten, kannst du eine Nutzwertanalyse einsetzen: Du legst Bewertungskriterien fest, vergibst Punkte und gewichtest die Wichtigkeit der einzelnen Aspekte. So entsteht ein Gesamtbild, das dir hilft, fundierte Entscheidungen zu treffen.
Kriterien, die berücksichtigt werden
- Lieferzuverlässigkeit
- Qualität der Produkte oder Leistungen
- Innovationsgrad des Anbieters
- Reaktionsfähigkeit bei Reklamationen
- Nachhaltigkeit & ESG-Kriterien
Wenn du qualitative und quantitative Aspekte kombinierst, ergibt sich ein runderes Bild.
3. Operative vs. strategische Beschaffung
Die operative Beschaffung ist dafür da, dass dein Tagesgeschäft reibungslos läuft. Du kümmerst dich darum, dass alle Materialien rechtzeitig und in ausreichender Menge verfügbar sind. Dazu gehört z. B. die tägliche Bestellung von Verpackungsmaterial, die Überwachung von Lagerbeständen oder die Klärung kurzfristiger Lieferverzögerungen. Es geht um Effizienz, Geschwindigkeit und verlässliche Abläufe.
Die strategische Beschaffung dagegen schaut weit voraus. Hier geht es um die grundsätzliche Ausrichtung deines Beschaffungswesens: Mit welchen Lieferanten möchtest du langfristig zusammenarbeiten? Welche Produkte stellst du vielleicht lieber selbst her? Welche Risiken (z. B. politische Instabilität, Preisschwankungen) musst du bei deinen Lieferketten berücksichtigen? Du entwickelst Prozesse, die auch in einem Jahr oder fünf noch funktionieren – möglichst nachhaltig und wettbewerbsfähig.
| Kriterium | Operativ | Strategisch |
| Zeithorizont | kurzfristig (täglich, wöchentlich) | langfristig (Planung über Monate / Jahre) |
| Ziel | Sicherung des Tagesgeschäfts | nachhaltige Optimierung von Lieferketten |
| Aufgaben | Bestellungen, Lagerverwaltung, Liefertermine im Blick | Lieferantenauswahl, Vertragsgestaltung, Make-or-Buy-Entscheidungen |
